Politika privatnosti

1. Koje podatke prikupljamo

• Podaci o računu: e-mail, lozinka (spremljena samo kao sažetak), ime i prezime ili podaci tvrtke (naziv, OIB, adresa, odgovorna i kontakt osoba, telefon).
• Pitanja koja postavite AI knjigovođi i odgovori koje dobijete, s ocjenama 👍/👎.
• Dokumenti koje priložite u razgovoru (npr. račun ili carinska deklaracija): AI knjigovođa ih čita samo za taj odgovor i ne spremaju se ni na poslužitelj ni u bazu. Ostaje samo naziv datoteke uz vaše pitanje. Prije prvog dokumenta potvrđujete da ga smijete podijeliti.
• Upiti za suradnju s Advertom i za sat savjetovanja (kontakt, podaci o poslovanju koje upišete, poruka). Takav upit šaljete društvu ADVERTO SAVJETOVANJE d.o.o. i prosljeđujemo ga samo uz vašu privolu. Popis područja o kojima ste pitali Zbrojka šalje se uz upit samo ako to posebno označite.
• Preporuke: ako ste se registrirali s kodom ili poveznicom druge firme, ta firma vidi naziv vaše firme (za fizičku osobu samo inicijale), datum registracije i jeste li kupili paket. Nikad ne vidi vaša pitanja, dokumente ni potrošnju tokena.
• Poruke poslane kontakt formom (ime, e-mail, telefon, tvrtka, poruka).
• Podaci o korištenju i naplati: potrošnja tokena po danu, paket, pretplata, a kad naplata počne i podaci za račun.
• Sigurnosni podaci: IP adresa i vrijeme prijave, zapis važnih radnji (audit log), postavke dvofaktorske prijave.

2. Zašto ih obrađujemo i na kojoj osnovi

• Pružanje usluge i AI knjigovođe prema uvjetima korištenja (izvršenje ugovora, čl. 6. st. 1. t. (b) GDPR-a).
• Odgovor na upit iz kontakt forme (vaša privola, čl. 6. st. 1. t. (a)).
• Prosljeđivanje upita za suradnju ili savjetovanje društvu ADVERTO SAVJETOVANJE d.o.o. (vaša privola, čl. 6. st. 1. t. (a)). Privolu možete povući u svakom trenutku.
• Izdavanje računa i čuvanje računovodstvenih isprava kad naplata počne (pravna obveza, čl. 6. st. 1. t. (c)).
• Sigurnost, sprječavanje zloupotrebe i ograničenje potrošnje AI-ja (legitimni interes, čl. 6. st. 1. t. (f)).
• Poboljšanje baze znanja: iz pitanja i odgovora automatski se uklanjaju osobni podaci, a tako pripremljene prijedloge djelatnik Adverta pregleda prije nego što uđu u bazu (legitimni interes).

3. Automatizirani odgovori

Odgovore sastavlja sustav umjetne inteligencije. O vama se ne donose automatizirane odluke s pravnim ili sličnim značajnim učinkom (čl. 22. GDPR-a).

4. Koliko dugo čuvamo podatke

• Razgovori s AI knjigovođom brišu se automatski nakon 90 dana.
• Podaci o računu čuvaju se dok račun postoji. Nakon brisanja računa uklanjaju se, osim podataka koje moramo čuvati po zakonu.
• Računi i podaci za naplatu čuvaju se 11 godina, kako propisuje Zakon o računovodstvu.
• Poruke iz kontakt forme čuvaju se dok je to potrebno za odgovor i eventualnu suradnju.
• Sigurnosni zapisi čuvaju se koliko je potrebno za zaštitu sustava i dokazivanje u slučaju zloupotrebe ili spora.
• Šifrirane sigurnosne kopije baze čuvaju se 14 dana na poslužitelju i 60 dana na odvojenoj lokaciji.
• Odobreni sadržaj baze znanja ne sadrži osobne podatke i ostaje u bazi.

5. Tko još obrađuje podatke

Podatke ne prodajemo. Koristimo sljedeće izvršitelje obrade, s kojima imamo ugovore o obradi:

• ADVERTO SAVJETOVANJE d.o.o. (Hrvatska): odgovara na e-mailove i poruke korisničke podrške te pregledava prijedloge za bazu znanja iz kojih su uklonjeni osobni podaci.
• Hetzner Online GmbH (Njemačka): poslužitelj i baza podataka, unutar EU.
• Anthropic PBC (SAD): model Claude sastavlja odgovore AI knjigovođe. Šalje se tekst pitanja i odlomci iz baze znanja, bez vašeg imena i e-maila, te dokument ako ga priložite. Kad u bazi nema odgovora, Anthropic s tekstom pitanja pretražuje i službene stranice. Anthropic te podatke ne koristi za treniranje modela.
• Google LLC (SAD): model Gemini pretvara tekst pitanja u oblik za pretraživanje baze znanja.
• Dropbox, Inc. (SAD): pohrana šifriranih sigurnosnih kopija baze izvan poslužitelja. Dropbox ne može pročitati njihov sadržaj.
• ActiveCampaign LLC, usluga Postmark (SAD): slanje e-mailova za aktivaciju računa, pozivnice i novu lozinku (e-mail adresa, ime, sadržaj poruke).

6. Kome podatke dajemo uz vašu privolu

Kad pošaljete upit za suradnju ili savjetovanje, podatke iz upita dobiva ADVERTO SAVJETOVANJE d.o.o., Sisačka cesta II. odvojak 35, 10000 Zagreb, OIB 38871096168, koji ih od tada obrađuje kao samostalni voditelj obrade, samo radi odgovora na vaš upit. Korisnicima registriranima kao knjigovodstveni ured i korisnicima koje je preporučio knjigovodstveni ured ta se ponuda ne prikazuje.

7. Prijenos izvan EU

Prijenos podataka pružateljima u SAD-u temelji se na Okviru za privatnost podataka EU–SAD ili na standardnim ugovornim klauzulama Europske komisije. Ne upisujte u pitanja osobne podatke koji nisu potrebni za odgovor.

8. Kolačići

Koristimo samo kolačiće nužne za rad: prijavu (accessToken, refreshToken, mfaPending), zaštitu obrazaca (csrfToken) i odabrani jezik (lang). Ne koristimo kolačiće za analitiku ni oglašavanje, pa za njih ne tražimo privolu.

9. Vaša prava

Imate pravo na pristup, ispravak, brisanje i prenosivost svojih podataka, pravo na ograničenje obrade i prigovor te pravo povući privolu. Svoje podatke možete i sami preuzeti ili obrisati račun pod Moj račun. Zahtjev pošaljite na acp@acp.hr. Odgovaramo u roku od mjesec dana.

Ako smatrate da obrada krši propise, možete podnijeti prigovor Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), azop.hr.

10. Sigurnost

Promet je šifriran (HTTPS), lozinke se spremaju samo kao sažetak, administratori i djelatnici prijavljuju se dvofaktorski, sigurnosne kopije su šifrirane, a pristup podacima ograničen je prema ulozi korisnika.